Primeros pasos como Accounting

Disponible para: Accounting, Owner

Esta guía es para usuarios con rol Accounting. El personal de Accounting administra el lado financiero de Hardhat Flow: Invoices, pagos y registros de facturación.

El rol Accounting cubre la facturación y el seguimiento de pagos de cada proyecto. Los usuarios de Accounting pueden crear y editar Invoices, registrar pagos de clientes y ver detalles de Jobs para entender el trabajo que originó una factura. Está pensado para contadores, administradores de oficina y personal financiero responsable de cuentas por cobrar que no participan en definir alcance ni administrar proyectos.

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A qué puede acceder Accounting

Acceso completoSolo lecturaSin acceso

• Invoices — crear, editar y ver todos los Invoices
• Payments — registrar pagos contra cualquier Invoice
• Invoice PDFs — generar y descargar PDF para envío al cliente
• Jobs — ver todos los Jobs (solo lectura) para contexto del proyecto

• Jobs — vista de detalle completa, pero no puede editar estado, asignar trabajadores ni publicar actualizaciones
• Clients — ver información de clientes vinculada a Jobs e Invoices

• Bids — Accounting no tiene acceso a Bids en ningún estado
• User management — solo los Owners administran usuarios
• Job assignments — no puede asignar ni reasignar Supervisors ni Badge Workers

Accounting no puede crear ni editar Bids.

Las decisiones de alcance y precio corresponden a Project Managers y Owners. Accounting entra al flujo cuando un Job está listo para facturar.

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Flujo de trabajo diario

El flujo de Accounting gira en torno a la sección Invoices y la lista de Jobs.

Crear un InvoiceRegistrar un pagoRevisar saldos pendientes

1. Vaya a Jobs y filtre por estado Completed / Needs Invoice
2. Abra el Job y revise los detalles para confirmar alcance y cliente
3. Haga clic en Create Invoice en la página de detalle del Job
4. Complete el monto del Invoice, partidas y fecha de vencimiento
5. Envíe el Invoice — el estado pasa a Invoice Submitted
6. Genere el PDF para enviarlo al cliente si aplica

Un Invoice por Job.

Cada Job solo puede tener un Invoice. Si abre un Job que ya tiene Invoice, no verá Create Invoice. Registre pagos adicionales contra el Invoice existente.

1. Vaya a Invoices y localice el Invoice con saldo pendiente
2. Haga clic en Record Payment
3. Ingrese monto, fecha y método de pago
4. Guarde — el sistema actualiza el saldo del Invoice automáticamente
5. Cuando el saldo llega a cero, el Invoice avanza a Paid y el flujo pasa a Workflow Complete automáticamente

1. Abra la lista de Invoices
2. Filtre por Invoice Submitted o Partially Paid para ver lo pendiente
3. Use la columna de fecha de vencimiento para identificar cuentas vencidas
4. Contacte al Project Manager o Owner si necesita contexto sobre un Invoice en disputa

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Páginas clave

Page	Qué hace aquí
Invoices	Crear, ver y administrar todos los Invoices
Jobs	Ver detalles del Job para respaldar la creación del Invoice
Activity Feed	Revisar el historial de un Job o Invoice

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Estados del Invoice

Status	Significado	Quién lo define
Invoice Submitted	Enviado al cliente	Usted o un Owner
Partially Paid	Uno o más pagos recibidos, queda saldo	Automático al primer pago
Paid	Saldo total recibido	Automático cuando el saldo llega a cero
Workflow Complete	Estado final del sistema	Lo define el sistema automáticamente

No necesita cerrar manualmente los Invoices.

Cuando el saldo llega a cero, el sistema avanza el Invoice a Paid y luego a Workflow Complete. No se requiere acción manual adicional.