Primeros pasos como Accounting¶
Disponible para: Accounting, Owner
Esta guía es para usuarios con rol Accounting. El personal de Accounting administra el lado financiero de Hardhat Flow: Invoices, pagos y registros de facturación.
El rol Accounting cubre la facturación y el seguimiento de pagos de cada proyecto. Los usuarios de Accounting pueden crear y editar Invoices, registrar pagos de clientes y ver detalles de Jobs para entender el trabajo que originó una factura. Está pensado para contadores, administradores de oficina y personal financiero responsable de cuentas por cobrar que no participan en definir alcance ni administrar proyectos.
A qué puede acceder Accounting¶
- Invoices — crear, editar y ver todos los Invoices
- Payments — registrar pagos contra cualquier Invoice
- Invoice PDFs — generar y descargar PDF para envío al cliente
- Jobs — ver todos los Jobs (solo lectura) para contexto del proyecto
- Bids — ver y aprobar (se requiere PO); no puede crear ni editar
- Jobs — vista de detalle completa, pero no puede editar estado, asignar trabajadores ni publicar actualizaciones
- Clients — ver información de clientes vinculada a Jobs e Invoices
- Crear o editar Bids — Accounting puede ver Bids y aprobarlos con un número de PO, pero no puede crearlos ni editarlos
- User management — solo los Owners administran usuarios
- Job assignments — no puede asignar ni reasignar Supervisors ni Badge Workers
Accounting no puede crear ni editar Bids.
Las decisiones de alcance corresponden a Project Managers y Owners. Accounting puede aprobar un Bid en espera de PO, y entra a facturación cuando el Job está completo.
Flujo de trabajo diario¶
El flujo de Accounting gira en torno a la sección Invoices y la lista de Jobs.
- Vaya a Jobs — los listos para facturar aparecen como Completed / Needs Invoice (los que ya tienen Invoice no se listan)
- Abra el Job y revise los detalles para confirmar alcance y cliente
- Haga clic en Create Invoice en la página de detalle del Job
- Complete el monto del Invoice, partidas y fecha de vencimiento
- Envíe el Invoice — el estado pasa a Invoice Submitted, y el Job deja la lista de Jobs
- Genere el PDF para enviarlo al cliente si aplica
Un Invoice por Job.
Cada Job solo puede tener un Invoice. Después de crearlo, gestione la facturación desde Invoices. Si abre un Job que ya tiene Invoice (por ejemplo desde el enlace del Invoice), verá la insignia Invoiced y no verá Create Invoice. Registre pagos adicionales contra el Invoice existente.
- Vaya a Invoices y localice el Invoice con saldo pendiente
- Haga clic en Record Payment
- Ingrese monto, fecha y método de pago
- Guarde — el sistema actualiza el saldo del Invoice automáticamente
- Cuando el saldo llega a cero, el Invoice avanza a Paid. Haga clic en Close Invoice para pasar a Workflow Complete.
- Abra la lista de Invoices
- Filtre por Invoice Submitted o Partially Paid para ver lo pendiente
- Use la columna de fecha de vencimiento para identificar cuentas vencidas
- Contacte al Project Manager o Owner si necesita contexto sobre un Invoice en disputa
Páginas clave¶
| Page | Qué hace aquí |
|---|---|
| Invoices | Crear, ver y administrar todos los Invoices |
| Jobs | Ver detalles del Job para respaldar la creación del Invoice |
| Activity Feed | Revisar el historial de un Job o Invoice |
Estados del Invoice¶
| Status | Significado | Quién lo define |
|---|---|---|
| Invoice Submitted | Enviado al cliente | Usted o un Owner |
| Partially Paid | Uno o más pagos recibidos, queda saldo | Automático al primer pago |
| Paid | Saldo total recibido | Automático cuando el saldo llega a cero |
| Workflow Complete | Estado final cerrado | Usted o un Owner hacen clic en Close Invoice después de Paid |
Close Invoice después de Paid.
Cuando el saldo llega a cero, el Invoice avanza a Paid. Haga clic en Close Invoice para Workflow Complete. Pagar el saldo completo no cierra el flujo por sí solo.